MICROSOFT WORD 2003

1. MEMULAI MICROSOFT WORD

Secara default, saat pertama kali menjalankan Microsoft Word, maka akan terbentuk dokumen kosong yang diberik nama doc1. Pada dokumen tersebut dapat diketikkan naskah yang akan anda buat.

Untuk memulai Microsoft Word dapat memulai lima cara :
1. Klik ganda icon program word pada desktop
2. Klik shortcut menu word
3. Klik office program bar pada menu start
4. Klik nama dokumen/file word bila pernah mengetik dokumen dengan word
5. Dengan windows explorer atau start menu find, cari file Microsoft Word atau Windord
(tipe file : application atau shortcut) kemudian klik ganda.

Pengoperasian Microsoft Word dapat melalui :
1. Memilih menu pada menu bar
2. Menekan tombol-tombol pada toolbar
3. Menekan shortcut

2.MENYISIPKAN GAMBAR

Pada Microsoft Word disediakan fasilitas untuk menyisipkan gambar pada dokumen yang sedang anda buat, yaitu dengan memilih menu Insert-Picture. Pada menu tersebut masih terbagi lagi menjad jenis gambar yang akan disisipkan yaitu apakah berupa Insert-Picture-Clip Art Galey atau Insert-Picture-Clipart (Clip Art), Insert-Picture-from File (file gambar), AutoShape, Word atau Chart.
Clip Art ialah file gambar yang mempunyai tipe windows Metaile (WMF), secara default, Microsoft Word menyediakan beberapa Clip Art yang dapat anda pakai.
Jenis file gambar yang dapat dimasukkan ke Microsoft Word ada beberapa macam seperti : JPG, GIF, PCX, EMF, WMF, BMP, PNG, TIF dll.

AutoShape ialah bentuk-bentuk tertentu yang telh disediakan oleh Microsoft Word. Untuk menjalankan AutoShape dapat digunakan Toolbar Drawing. Jika Toolbar Drawing belum aktif, aktifkan terlebih dahulu dengan menu View-Toolbars-Drawing.

WordArt ialah bentuk-bentuk huruf yag sudah ditentukan oleh Microsoft Word dan dapat anda pergunakan untuk memperindah dokumen anda. WordArt ini juga dapat diaktifkan dari Toolbar Drawing.

Chart ialah grafik yang dihasilkan dari data berupa angka yang terletak ada spreadsheat. Chart ni dihasilkan oleh program Microsoft Graph. Untuk menampilkan chart, selain dengan menu Insert-Picture, dapat pula dengan menu Insert-Object kemudian memilih Microsoft Graph.

3. COLUMN

Perintah yang digunakan untuk menjalankan colomn adalah tombol Colomn pada toolbar atau menu Format-Columns. Sebelum melakukan perintah bagia teks yang akan dibuat kolom haruslah diblok terlebih dahulu.

Preset-menentukan bentuk kolom, Number of Column-menentukan jumlah kolom, Width and Spasing-mengatur lebar kolom dan spasi atau jarak antar kolom, Equal Column- untuk lebar kolom yang sama, Line Between-memberi garis batas antar kolom.

4. MENGATUR MARGIN DAN UKURAN KERTAS

Untuk mengatur margin dokuen dan ukuran kertas, dapat dipilih menu File-Page Setup pada bagian margin, Anda dapat mengatur margin atas, bawah, kiri, kanan kertas, jua beserta jarak header dan footer. Pada pilihan Apply To, Anda dapat menentukan apakah margin tersebut berlaku untuk keseluruhan dokumen (Whole Document), atau hanya berlaku mulai dari posisi cursor ke bawah (This Point Forward). Pada pilihan Multiple Pages terdapat empat pilihan untuk membantu dalam pengaturan bentuk dokumen sesuai kebutuhan, antara lain :

- Normal : Tampilan Normal

- Mirror Margin: Digunakan jika hendak membuat dokumen yang bersebelahan antara halaman genap dengan ganjil.

- 2 Pages Per Set : Mengatur agar satu halaman kertas dibagi 2 atas bawah sebagai halaman yang berbeda.

- Book Fold : Sebagai tampilan buku yang butuh untuk membagi kertas kanan dan kiri.

Tombol Default.....digunakan untuk menyimpan semua pengaturan yang telah dibuat menjadi aturan default Microsoft Word sehingga setiap Anda membuat dokumen yang baru, maka dokumen tersebut mempunyai format margin dan ukuran kertas sesuai dengan aturan Anda.

Secara default, satuan ukuran yang digunakan oleh Microsoft Word ialah Inch, tetapi Anda dapat mengubahnya menjadi cm atau satuan lain seperti points, picas dengan mengatur option pada menu Tools-Options......... dan pilih tab General. Ubahlah Measurement Units sesuai dengan keinginan. Untuk mengubah ukuran kertas, maka dapat dipilih tab Paper: Pada window ini telah disediakan berbagai ukuran kertas yang standar atau yang biasanya digunakan. Jika tidak terdapat ukuran kertas yang sesua pada daftar Paper Size, maka Anda dapat mengetikkan sendiri panjang dan tinggi kertas. Juga dapat diatur pencetakan kertas apakah akan dicetak tegak (Portrait) atau mendatar ( Landscape). Pada tab Layout digunakan untuk mengatur Section Start (pembagian format dokumn), pemakaia header & footer tiap halaman dengan berbagai pilihan.

5. PENYIMPANAN FILE

Setelah dokumen selesai dibuat, dapat disimpan dengan memilih menu File-Save atau tombol toolbar save atau tekan shortcut Ctrl+S. Setelah memilih menu tersebut bilamana anda belum pernah menyimpan file anda sebelumnya maka akan pada layar akan muncul tampilan :

Masukkan nama file pada kolom file Name dan kemudian tekan enter atau pilih tombol save. Nama file tersebut dapat terdiri maksimum 255 karaker, bis menggunakan titik atau spasi, tetapi tidak boleh menggunakan karakter* dan ?. Secara default, nama file tersebut akan diberi extention.doc. oleh Microsot Word. Dapat juga anda menentukan letak penyimpanan dengan memilih pada kotak dialog save in atau mengetikan pada file nama peserta nama filenya.Untuk membatalkan dapat menekan Escape atau tombol Cancel. Secara default, folder tempat penyimpanan dokumen Anda adalah My Documents. Anda dapat mengubah folder dengan memilih pilihan pada kolom Save In yang terletak di bagian atas window. Jika dibandingkan, Anda dapat menyimpan dokumen dengan format selain Microsoft Word yaitu dengan memilih kolom Save as Type.

ARTI DAN PENTINGNYA ARSIP.

Dewasa ini masih banyak orang yang apabila mendengar istilah “Arsip”, otomatis timbul bayangan tumpukan kertas kotor, penuh debu, ruangan yang kotor penuh kertas berserakan, dengan petugas yang tidak bergairah, kurang terdidik, dan sebagainya. Keadaan semacam itu, tidak mudah untuk diubah dengan cepat. Karena kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kehidupan instansi apalagi di dunia pendidikan, maka arsip perlu dikelola dengan baik sehingga ada pihak yang membutuhkan akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Dengan perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini, mengakibatkan kedudukan kearsipan semakin meningkat, terutama karena manfaatannya. Ini memang sangat terbukti. Di SMK Negeri 1 Sibolga dalam pengarsipan perlu diacungi jempol. Karena dari mulai nomor induk 1 sampai dengan sekarang ini masih tersimpan, tetapi dengan adanya sering adanya pembangunan sekolah dan mengakibatkan berpindah-pindahnya tempat, maka segala macam surat bisa jadi akan hilang atau terselip kemana. Dan pada suatu saat kita akan membutuhkannya, kita akan dibuat kalang kabut. Untuk itu betapa pentingnya kita mengarsipkan segala sesuatu yang kita anggap penting. Teknologi modern telah menciptakan berbagai perangkat dan sistem yang besar sekali manfaatnya terhadap kearsipan. 1. Pengertian Arsip Istilah arsip meliputi 3 pengertian, yaitu :

1. Kumpulan naskah/dokumen yang disimpan

2. Gedung (ruang) penyimpan kumpulan naskah/dokumen

3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau

dokumen. Pada kenyataannya, pengertian arsip bukan hanya barang kertas saja,

tetapi dapat berupa naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman surat, gambar

peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan

sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya.

Pengertian arsip di negara kita diatur dalam Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang :”KETENTUAN POKOK KEARSIPAN” pada bab I pasal 1 berbunyi sebagai berikut : Arsip adalah :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan

Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun

berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau

perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggak maupun

berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Berdasarkan

fungsinya, maka arsip dibedakan menjadi :

1. Arsip Dinamis Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau

dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

2. Arsip Statis Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupn untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk genarsi yang akan datang. Dalam ilmu kearsipan (Archivologi) dikenal 3 istilah, yaitu : 1. File : Early Archieve (arsip aktif) 2. Record : Permanent File (arsip ini aktif) 3. Archive : Permanent Record (arsip statis) 2. Peran Arsip bagi Suatu Organisasi Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi tersebut. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan termaksud, maka arsip mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun rencana program pelaksanaan kegiatan berikutnya. Karena dengan adanya arsip akan dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai. Oleh sebab itu, peranan arsip dapat disimpulkan sebagai berikut : Alat utama ingatan organisasi Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik). Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. 4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

3. Tujuan dan Tugas Pokok Kearsipan Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut.

Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut :

1. Menerima warkat

2. Mencatat warkat

3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan

4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu.

5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.

6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.

7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.

4. Peralatan dan Perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip.
Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan, yaitu : a. Biaya yang tersedia b. Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan c. Jenis-jenis arsip yang akan disimpan d. Frekuensi penggunaan arsip e. Tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan. Disamping kriteria tersebut, faktor kecakapan atau keterampilan petugas arsip juga mempengaruhi penggunaan peralatan tersebut. Peralatan yang digunakan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip harus menunjang terlaksananya tujuan penataan arsip, yaitu dapat menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Cara menyimpan dan menemukan kembali arsip dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu : - Secara Manual (Manual sistem) yaitu dilakukan dengan tangan biasa atau tidak dibantu oleh tenaga listrik. Contoh : a. penggunaan map b. penggunaan filling kabinet c. dan lain-lain - Secara Elektronis (Electronic Sistem) Secara elektronis (electronic sistem) yaitu cara dengan dibantu tenaga listrik. Contoh : a. penggunaan komputer b. penggunaan microfilm, dan lain-lain Macam-macam peralatan dan perlengkapan arsip Peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip antara lain adalah : a. Filling Cabinet b. Ordner c. Letter Tray (baki surat) d. Safe Keeping Document (brankas) e. Rak buku (lemari trerbuka) f. Lemari arsip g. Visible Record Cabinet h. Compact Rolling Shelving (Roll-O-Pact) i. Rotary Filling Sistem, dll.

2. Peran Tenaga Administrasi Peranan tenaga administrasi di sebuah instansi ibarat suatu nyawa dalam mengelola sebuah instansi oleh karena itu tenaga administrasi sangat penting dan sangat diperlukan. Sebuah instansi tanpa tenaga administrasi akan hancur dan acak-acakan ( kacau ). Di bawah ini penulis akan membahas salah satu tugas tenaga administrasi yang kebetulan penulis pegang, yaitu sebagai tenaga persuratan/agendaris (kearsipan).